Regeln für eingehende E-Mails

Je nach Aktivität im persönlichen Umfeld, Anmeldung zu Newslettern, durch die Pflege von Websites usw. erhalten wir mehr oder weniger E-Mails, welche wir oft direkt löschen können. Eine bestimmte Gruppe von E-Mails wollen wir aber aufbewahren und beispielsweise nach einer bestimmten Zeit löschen.

Diese Sortierarbeit können uns Regeln im Postfach erleichtern. Damit  werden z. B. alle E-Mails von Oma Else automatisch in einen Ordner verschoben. Unerwünschte E-Mails lassen sich mit Regeln auch direkt nach dem Empfang löschen.

System-Mails von WordPress
Ein konkretes Beispiel sind die System-Mails von WordPress, welche regelmäßig ankommen. Haben wir im Dashboard die automatische Aktualisierung von Plugins und Themes eingestellt, kommen noch einige E-Mails dazu. Wer jetzt z. B. zahlreiche Websites als Administrator pflegt, erhält fast täglich diese Info-Mails, welches Plugin nun gerade wieder ein Update erhalten hat. Aus Sicherheitsgründen empfiehlt es sich, solche E-Mails eine gewisse Zeit aufzubewahren und dann erst zu löschen. Tritt nach einem Update von WordPress ein Fehler auf, kann die Ursache in einem Plugin-/Theme-Update liegen, was kürzlich (automatisch) durchgeführt wurde. Damit erleichtern diese Info-Mails dem Administrator die Fehlersuche und -Beseitigung in WordPress. Die Einrichtung von Regeln ist je nach E-Mail-Provider und Mailprogramm etwas unterschiedlich. In diesem Artikel verwenden wir als E-Mail-Provider “mailbox.org” und als Mailprogramm “Thunderbird”.

Wir legen als ersten Schritt im Verwaltungstool des Mailproviders einen neuen Ordner unterhalb des Posteingangs an. In Thunderbird wird der neue Ordner jetzt als Unterordner angezeigt:

 

Danach erfolgt die Einrichtung einer Regel zur Sortierung der ankommenden E-Mails. Hier wählen wir den Text der E-Mails (Howdy! Some plugins/themes…) als Kriterium und geben als Aktion den Ordner zum Speichern der E-Mails an:

 

Bald danach trudeln die ersten E-Mails ein und werden wunschgemäß im angelegten Ordner einsortiert:

 

Ältere E-Mails lassen sich nun blockweise (z. B. monatlich) einfach aus dem jeweiligen Ordner löschen.